We wensen ons team in Antwerpen te versterken met een (m/v) Office Manager
Functie:
Een aantal algemene taken neem je samen met je administratieve collega op:
Je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers, zowel telefonisch als fysiek.
Dankzij jouw vlotte coördinatie verloopt de organisatie van interne en externe activiteiten zoals vergaderingen, teambuildings, … vlekkeloos.
Je haalt de inkomende post op en bekijkt hoe die opgevolgd moet worden.
Daarnaast beheer je de centrale mailbox en stuurt de mails door naar de verantwoordelijken.
Ook het economaat volg je nauwkeurig op en vul je aan wanneer nodig.
Wat enkel tot jouw takenpakket behoort:
Je biedt de nodige ondersteuning aan de projectteams bij opmaak en lay-out van (wedstrijd)documenten: je ontfermt je zowel over de administratie als over de lay-out en je waakt over het respecteren van de huisstijl. Dit geldt zeker bij nieuwe kandidatuurstellingen en aanbestedingen waar je de teamleden aanstuurt om attesten en content binnen de deadlines aan te leveren.
Je doet redactie- en vertaalwerk, zowel bij inhoudelijke als bij administratieve documenten.
Je bereidt updates van de website en andere sociale media kanalen voor en publiceert deze na goedkeuring door het management.
Samen met HR-verantwoordelijke volg je een aantal administratieve taken op bij de onboarding van nieuwe medewerkers, je verzorgt de voorbereiding van loonadministratie, …
Tot slot werk je procedures en modeldocumenten uit in nauw overleg met het management. Het up-to-date houden en de goede werking van deze bibliotheken behoren ook tot jouw takenpakket.
Profiel:
Je behaalde een bachelor diploma of hebt reeds een mooi aantal jaren ervaring als office manager/administratief medewerker.
Je kan een eerste werkervaring voorleggen (minimaal 5 jaar).
Je bent een administratieve duizendpoot die structureel en nauwkeurig te werk gaat.
Je kan vlot overweg met de courante Office365-toepassingen en Creative Cloud (Adobe Acrobat, Photoshop en Indesign).
Je voelt je thuis op LinkedIn en Instagram en hebt kennis van website- en nieuwsbriefbeheer (we werken vooramelijk met WordPress en Mailchimp).
Je bent perfect Nederlandstalig en kan je vlot professioneel uitdrukken in het Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
Bovendien communiceer je vriendelijk en duidelijk en hecht je grote waarde aan integriteit en professionaliteit.
Enige affiniteit met architectuur kan je helpen in deze functie.
Aanbod:
We bieden je een voltijdse of 4/5e opdracht met de nodige flexibiliteit. We zorgen voor een uitdagende functie met zelfstandigheid in een stabiele en groeiende organisatie waar ruimte is voor initiatief en verantwoordelijkheid. Je zal werken op een fantastische locatie, eigen aan een architectenbureau.
In ruil hiervoor kan je rekenen op een mooi salaris afhankelijk van jouw ervaring, competenties en opleiding, aangevuld met een uitgebreid pakket aan extralegale voordelen. We besteden ook veel aandacht aan work-life balans van de medewerkers.
Info:
Contacteer Heidi Vereeken via jobs@eld.be.